Du kan tilføje en notifikation i din politik, så der automatisk sendes en notifikation ud på et bestemt tidspunkt i orloven, fx når barslen starter. Følg disse steps, hvis du ønsker at tilføje en notifikation i din barselspolitik:
- Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje notifikation og vælg “Open.”
- Til venstre under Statistics vælger du “+ Notification.”
- Der åbner et vindue, hvor du opretter din notifikation.
- Giv notifikationen et navn under “Name”
- Definer hvornår den skal sendes ud under “Date Type”. Her kan du vælge “Relative date”, hvilket vil sige, at notifikationen sendes ud relateret til barselsplanen, fx 10 uger efter barnets fødsel. Du kan også vælge “Fixed date”, hvilket betyder, at notifikationen sendes ud på et bestemt tidpunkt i året, fx d. 1. januar, hvis en medarbejder er på barsel. Dette eksempel tager udgangspunkt i en “Relative date”. Vil du læse mere om en notifikation på et “Fixed date”, så kan du læse mere her
- Definer hvornår notifikationen skal sendes ud.
Du kan vælge, hvornår notifikationen skal sendes ud fra følgende tidspunkter:
- EDD: Estimated date of delivery (Terminsdato)
- Birth: Den faktiske fødselsdag
- Leave Start: Den samlede orlovs start
- Leave End: Den samlede orlovs slutning
- Interval start: En fleksibel orlovsperiodes start
- Interval end: En fleksibel orlovsperiodes slutning
Bemærk: Vælger du at tilføje en notifikation baseret på enten Interval start eller Interval end, så kan det resultere i flere udsendte notifikationer, da der vil blive sendt en notifikation, hver gang et interval enten starter eller slutter.
- Derefter vælger du præcis hvornår i forhold til tidspunktet i orloven, at notifikationen skal sendes. Før eller efter (+/-) og så hvor mange dage, uger eller år før eller efter.
- Vælger du en notifikation baseret på Leave start eller Leave end, så får du mulighed for at vælge “limitation”/begrænsning for din notifikation. Det kan fx være, at du kun vil have notifikationen sendt, såfremt orlovsperioden er længere end 10 uger. I så fald klikker du på feltet under “limitations”, vælger interval. Dernæst tager du stillingen til, hvor langt intervallet skal være, såfremt notifikationen skal sendes. I eksemplet skrives 10 under “If period long than”, og vi bibeholder “Weeks” i samme linje. Du kan vælge mellem, dage, uger og år.
Vælger du en notifikation baseret på Interval start eller Interval end, så får du mulighed for yderligere en “Limitation”/begrænsing. Udover interval, så kan du også begrænse din notifikation i forhold til den løn der gives i perioden. Det kan fx være, at du gerne vil sende en notifikation til din barslende medarbejder, når han/hun påbegynder en orlovsperiode med barselsdagpenge. I så fald fald klikker du på feltet under “limitations”, vælger Salary. Dernæst tager du stillingen til, hvilke lønvilkår der skal være gældende, såfremt notifikationen skal sendes. Det gøres under “If salary type is”. I eksemplet vælger vi “Public benefits”.
Bemærk: Du kan kun have en begrænsning per notifikation.
- Vælg hvem der skal modtage notifikationer under “Recipient”.
- Udfyld “Desciption”, som er en beskrivelse af notifikationen og med information om en evt. opgave. Modtageren kan se beskrivelsen, når han/hun åbner notifikationen på platformen.
- Udfyld Email Subject (emnefelt) og Email Content (indholdet i mailen).
Tip: Holder du cursoren(musen) over info-ikonet kan du se, hvilke koder du kan copy paste og bruge i din email. På den måde bliver de mere personlige og letforståelige.
- Afslut med “Save.”
Din notifikation vil du nu være en del af den pågældende barselspolitik.
Bemærk: Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne.
Tilføjer du notifikationen til en allerede oprettet politik, så den vil kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.