For administratoren (Admin) af bclude.
Hos bclude har vi gjort det nemt, at få sendt besked ud til de forskellige afdelinger og personer, som de bør vide og reagere på. I denne artikel beskriver vi notifikationer i barselpolitikken. Du kan også læse mere om autonotifikationer her, som er de notifikationer, der bliver sendt ud, når der sker en handling i bclude.
Notifikationer i jeres barselspolitik bliver sat op til et bestemt tidspunkt i orlovsperioden, fx en notifikation om en samtale 6 uger før orlovsperioden påbegyndes. Når du bliver oprettet og onboardet på bclude, så vil vi sikre, at du får opsat en række notifikationer i dine politikker, som passer til jeres behov og ønsker.
Nedenfor kan du finde guides til, hvordan du både ser, redigerer og opretter dine notifikationer i dine barselspolitikker.
Sådan ser du dine notifikationer i en barselspolitik
Du finder dine notifikationer i politikkerne på følgende måde:
- Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du se dine notifikationer og vælg “Open.”
- Du kan nu se en tabel i midten, og dine notifikationer vil være kategoriseret som “Notification” under kolonnen “Type”
- Du åbner en specifik notifikation ved at trykke på de tre prikker ud for notifikationen. Tryk på “Open”. Du kan nu læse mere om din notifikation.
Sådan tilføjer du en notifikation i din barselspolitik
Du kan tilføje en notifikation i din politik, så der automatisk sendes en notifikation ud på et bestemt tidspunkt i orloven, fx når barslen starter. Følg disse steps, hvis du ønsker at tilføje en notifikation i din barselspolitik:
- Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje notifikation og vælg “Open.”
- Til venstre under Statistics vælger du “+ Notification.”
- Der åbner et vindue, hvor du opretter din notifikation.
- Giv notifikationen et navn under “Name”
- Definer hvornår den skal sendes ud under “Date Type”. Her kan du vælge “Relative date”, hvilket vil sige, at notifikationen sendes ud relateret til barselsplanen, fx 10 uger efter barnets fødsel. Du kan også vælge “Fixed date”, hvilket betyder, at notifikationen sendes ud på et bestemt tidpunkt i året, fx d. 1. januar, hvis en medarbejder er på barsel. Dette eksempel tager udgangspunkt i en “Relative date”. Vil du læse mere om en notifikation på et “Fixed date”, så kan du læse mere her
- Definer hvornår notifikationen skal sendes ud.
Du kan vælge, hvornår notifikationen skal sendes ud fra følgende tidspunkter:- EDD: Estimated date of delivery (Terminsdato)
- Birth: Den faktiske fødselsdag
- Leave Start: Den samlede orlovs start
- Leave End: Den samlede orlovs slutning
- Interval start: En fleksibel orlovsperiodes start
- Interval end: En fleksibel orlovsperiodes slutning
Bemærk: Vælger du at tilføje en notifikation baseret på enten Interval start eller Interval end, så kan det resultere i flere udsendte notifikationer, da der vil blive sendt en notifikation, hver gang et interval enten starter eller slutter.
- Derefter vælger du præcis hvornår i forhold til tidspunktet i orloven, at notifikationen skal sendes. Før eller efter (+/-) og så hvor mange dage, uger eller år før eller efter.
- Vælger du en notifikation baseret på Leave start eller Leave end, så får du mulighed for at vælge “limitation”/begrænsning for din notifikation. Det kan fx være, at du kun vil have notifikationen sendt, såfremt orlovsperioden er længere end 10 uger. I så fald klikker du på feltet under “limitations”, vælger interval. Dernæst tager du stillingen til, hvor langt intervallet skal være, såfremt notifikationen skal sendes. I eksemplet skrives 10 under “If period long than”, og vi bibeholder “Weeks” i samme linje. Du kan vælge mellem, dage, uger og år.
Vælger du en notifikation baseret på Interval start eller Interval end, så får du mulighed for yderligere en “Limitation”/begrænsing. Udover interval, så kan du også begrænse din notifikation i forhold til den løn der gives i perioden. Det kan fx være, at du gerne vil sende en notifikation til din barslende medarbejder, når han/hun påbegynder en orlovsperiode med barselsdagpenge. I så fald fald klikker du på feltet under “limitations”, vælger Salary. Dernæst tager du stillingen til, hvilke lønvilkår der skal være gældende, såfremt notifikationen skal sendes. Det gøres under “If salary type is”. I eksemplet vælger vi “Public benefits”.
Bemærk: Du kan kun have en begrænsning per notifikation. - Vælg hvem der skal modtage notifikationer under “Recipient”.
- Udfyld “Desciption”, som er en beskrivelse af notifikationen og med information om en evt. opgave. Modtageren kan se beskrivelsen, når han/hun åbner notifikationen på platformen.
- Udfyld Email Subject (emnefelt) og Email Content (indholdet i mailen).
Tip: Holder du cursoren(musen) over info-ikonet kan du se, hvilke koder du kan copy paste og bruge i din email. På den måde bliver de mere personlige og letforståelige. - Afslut med “Save.”
Din notifikation vil du nu være en del af den pågældende barselspolitik.
Bemærk: Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne.
Tilføjer du notifikationen til en allerede oprettet politik, så den vil kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.
Sådan sletter du en notifikation fra din barselspolitik
Du kan slette en notifikation fra en barselspolitik, hvis den ikke er aktuel længere. Det kunne eksempelvis være, hvis I tilbyder jeres medarbejdere et barselsnetværk, som I har tilføjet en notifikation omkring, og I ikke længere tilbyder det, og derfor ikke ønsker notifikationen længere.
- Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil fjerne en notifikation og vælg “Open.”
- I kolonnen “Type” kan du se, hvad der er notifikationer. Vælg den pågældende notifikation, tryk på de tre prikker ud for den og vælg “Delete”.
- Afslut med “Save” i venstre hjørne for at gemme dine ændringer i hele barselspolitikken.
Sådan ændrer du i en notifikation i din barselspoltik
Det er muligt, at ændre en notifikation – det kunne eksempelvis være, hvis HR har været modtager af notifikationen, men I har besluttet, at Payroll fremover skal være modtageren.
- Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil ændre noget og vælg “Open.”
- I kolonnen “Type” kan du se, hvad der er notifikationer. Vælg den pågældende notifikation, tryk på de tre prikker ud for den og vælg “Open”.
- Der vil åbne et vindue, hvor du kan ændre i notifikationen. I dette eksempel ændres modtageren fra at være HR til at være Payroll. Find feltet “Recipient” (modtager), hvor der vil stå HR under. Tryk derefter på pilen ud for, og markere Payroll. Nu er HR ikke længere modtager af notifikationen men i stedet Payroll.
- Vælg “Ok.”
- Afslut med “Save” i venstre hjørne for at gemme dine ændringer i hele politikken.
Bemærk: Hvis du laver en ændring, vil den kun gælde i de planer, som bliver lavet fremadrettet, og altså ikke for dem, der allerede er oprettet.