Hjælpecenter

Såfremt du har servicen +Refusion, så er det vigtigt, at du indskriver medarbejderens nuværende bruttoløn, når du opretter en medarbejder som Forælder/Parent.
Det er med til at sikre den korrekte refusion og indhold til de lønspecifikationer, vi udarbejder.

Såfremt du har servicen +Refusion, så er det vigtigt, at du vælger hvilken ansættelsetype/employment type, der er gældende for de medarbejdere, du opretter som Forælder/Parents.
Du kan vælge mellem tre ansættelsetyper:

1.  Fastansat – 37 timer pr. uge/Permanent Employee – 37-hours/week, hvilket er en fastansat på 37 timer (med 7,4 timer pr. dag mandag til fredag).

2. Fastansat – andet/Permanent Employee – other, hvilket er en fastansat, som er ansat på et andet antal timer end 37 timer. Når du vælger den, så skal du selv udfylde, hvor mange timer medarbejderen arbejder fordelt på ugens dage. 

3. Timelønnet/Hourly Employee, hvilket er en timeansat, som får løn for de timer, de arbejder. Når du vælger den, så vil du efterfølgende skulle udfylde hvor mange timer medarbejderen har arbejdet i gennemsnit de seneste 4 uger.

Du vælger den ansættelsetype, som er gældende for den specifikke medarbejder.

Såfremt din virksomhed har modulet +Refusion, så skal du være opmærksom på, at du ved oprettelse af medarbejdere, der skal på barsel (Forælder/Parent) skal sikre at udfylde følgende felter, da de er afgørende for at vi kan søge refusionen automatisk: 

• Personnummer (Social security number -CPR)
• Ansættelsesdato (Date of employement) 
• Ansættelsestype (Employment Type)
• Nuværende løn (Current salary)

For administratoren (Admin) og HR i bclude.

Stopper en leder, og er personen dermed ikke længere ansat i virksomheden, så skal han/hun slettes. Se hvordan du sletter en medarbejder her.
Bemærk: Du kan ikke slette en manager, der er ansvarlig for nogle medarbejdere i bclude. De medarbejdere, det drejer sig om, skal først tildeles en ny manager. Det kan du gøre på to forskellige måder.

Du kan flytte alle lederens medarbejdere på én og til én anden manager. Det gør du således:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den Leder/Manager, som stopper. Vælg “Åbn/Open”.
3. Her vises managerens information. I venstre side er der en knap, som hedder “Flyt medarbejder/Move employees”. Tryk herpå.
4. Der kommer nu en pop-up boks, hvor du kan vælge hvilken ny leder, medarbejderen skal flyttes til. I feltet “Leder/Manager” kommer en liste frem med alle de oprettede ledere. Vælge den leder, som er den nye leder for medarbejderne.
5. Tryk på “Ok”.

Alle medarbejderne, der var tilknyttet lederen, er nu flyttet til den nyvalgte leder.

Du kan også flýtte lederens medarbejdere enkeltvis, hvis de fx får forskellige ledere. Det gør du således:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, der har fået nye leder. Vælg “Åbn/Open”.
3. Her vises medarbejderens information. I det nederste felt er fremgår vedkommendes leder. Tryk på feltet og de andre medarbejdere, der har rollen som leder, vil komme frem. Vælg den person, som nu er leder.
4. Afslut med “Gem/Save”.

For administratoren (Admin) af bclude.

Hvis et aktiveringslink er udløbet, kan administrator (Admin) gensende det (Resend confirmation). Øvrige medarbejdere skal altså kontakte den lokale administrator for at få det gensendt. Som admin gør du følgende, når du skal gensende et aktiveringslink: 

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Åben den medarbejder det drejer sig om, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn og vælg “Åbn/Open”. Medarbejderens ikon vil være gult, da profilen ikke er aktiveret endnu. 
3. Tryk på Sikkerhedsfanen i højre side.
4. Tryk på knappen “Gensend bekræftelse/Resend Confirmation”.

Bemærk: Aktiveringslinket gælder kun i 24 timer af sikkerhedsmæssige årsager.

For administratoren (Admin) og HR i bclude.

Er du administrator (Admin) eller HR-ansvarlig (HR), kan du slette en medarbejder. Dette medfører, at medarbejderen ikke længere kan logge ind, og at alt medarbejderens data vil blive slettet, og det kan ikke genskabes.

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Vælg den medarbejder, hvis rolle du vil ændre, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn. Vælg “Åbn/Open”.
3. Vælg “Slet/Delete”.

Bemærk: Du kan ikke slette en leder, der er ansvarlig for nogle medarbejdere i bclude. Følg guiden til “Hvad gør jeg, hvis en leder stopper” eller “Hvad gør jeg, hvis en medarbejder får ny leder“.

For administratoren (Admin) eller HR i bclude

Hvis en medarbejder får ny leder, skal medarbejderens manager ændres. Dette kan gøres som administrator (Admin) eller HR-ansvarlig (HR). Er den nye leder helt ny i organisationen, skal lederen først oprettes som medarbejder på bclude. Læs hvordan du opretter en medarbejder her.
Er lederen oprettet i bclude, er det nemt at ændre leder – følg disse steps:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, der har fået nye leder. Vælg “Åbn/Open”.
3. Her vises medarbejderens information. I det nederste felt fremgår vedkommendes leder. Tryk på feltet og du vil få mulighed for at tildele en leder fra listen af ledere til medarbejderen. Vælg den person, som nu er leder.
4. Afslut med “Gem/Save”.

For administratoren (Admin) og HR i bclude.

Er du administrator (Admin) eller HR-ansvarlig (HR), kan du give en medarbejder, der har været fjernet (disablet) adgang til systemet igen. Dette medfører, at medarbejderen igen kan logge ind og se sine tidligere medarbejderdata.

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Vælg den medarbejder, som skal have adgang igen, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn. Vælg “Åbn/Open”.
3. Vælg “Aktiver/Enable”.

Medarbejderne har igen adgang til bclude og medarbejderdata.

For administratoren (Admin) og HR i bclude.

Er du administrator (Admin) eller HR-ansvarlig (HR), kan du disable en medarbejder. Dette medfører, at medarbejderen ikke længere kan logge ind, men medarbejderens data vil fortsat være der. 

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Vælg den medarbejder, som du vil fjerne adgang til systemet, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn. Vælg “Åbn/Open”.
3. Vælg “Deaktiver/Disable”.
4. Afslut med “Gem/Save”.

Bemærk: Ønsker du at give medarbejderen adgang til systemet igen, så læs mere her.

For administratoren (Admin) af bclude.

Du kan resette en medarbejders password, i tilfælde af at personen har glemt det eller blot ønsker et nyt. Når dette gøres, vil medarbejderen modtage en email med et link til at resette sit password. Bemærk: Linket er kun aktivt i 24 timer, herefter vil der skulle sendes et nyt. For at resette en medarbejders password, skal du gøre følgende:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for navnet på den medarbejder, som det drejer sig om. Vælg “Åbn/Open”.
3. Tryk på fanen i højre side, der indikerer sikkerhed.
4. Vælg “Nulstil kodeord/Reset Password.”
5. Et vindue vil åbne, og spørge om du ønsker at resette password, vælg OK. Medarbejderen vil nu få et link sendt til sin email, og medarbejderen kan nu nulstille sit kodeord..

Tip: Hvis du vil nulstille dit eget password, skal du trykke på profilikonet i bjælken yderst til venstre, hvor dit navn også fremgår.

For administratoren (Admin) af bclude.

Det kan være nødvendigt at tilføje flere roller til én medarbejder, hvis fx en HR-medarbejder skal på barsel. I så fald skal medarbejderen både have rollen HR og Forælder/Parent. 

Du tilføjer en rolle således:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Vælg den medarbejder, hvis rolle du vil ændre, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn. Vælg “Åbn/Open”.
3. Vælg “Skift/Change role”.
4. Hvis en medarbejder skal have flere roller end én, kan flere roller markeres med flueben. 

Bemærk: Selvom HR-medarbejderen også tildeles rollen som Forælder/Parent, så har han/hun stadig adgang til de oplysninger, som er relevante for HR.

For administratoren (Admin) af bclude.

Du kan ændre dine medarbejders roller eller tilføje flere roller til medarbejderen.

Det kan være nødvendigt at ændre en rolle, hvis en medarbejder fx skifter funktion i jeres virksomhed, og derfor også skal have andre rettigheder.
Du ændrer rollen således:

1. Vælg “Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren til venstre.
2. Vælg den medarbejder, hvis rolle du vil ændre, ved at trykke på de tre prikker ud for medarbejderens navn. Vælg “Åbn/Open”.
3. Vælg “Skift rolle/Change role”.
4. For at ændre en medarbejders rolle til en anden, fjerner du det eksisterende flueben, ved at klikke på det. Herefter kan du sætte fluebenet ved den nye rolle, som medarbejderen skal have.

Du har nu ændret medarbejderens rolle

For administratoren (Admin) og HR i bclude.

Er du administrator (Admin) eller HR-ansvarlig (HR), kan du ændre på medarbejderens personlige detaljer såsom navn, arbejdsemail,  afdeling og manager. For at redigere i medarbejderes personlige detaljer, skal du gøre følgende:
 

1. Vælg ”Medarbejdere/Employees” i bjælken yderst til venstre.
2. Tryk på de tre prikker i højre side ud for den medarbejder, som du vil ændre information hos. Vælg ”Åbn/Open”.
3. Her kan du redigere i medarbejderens information. 
4. Afslut med ”Gem/Save”.

Bemærk: Medarbejderen (Forælder/Parent) kan rette de private informationer såsom privat email og telefon. Læs mere her.

For alle brugere af bclude.

Når du går ind under “Medarebjdere/Employees” fra navigationsbaren, bliver du mødt af en liste over dine oprettede medarbejdere. Under “Status” ser du et medarbejderikon, som vil have farven enten grøn, gul, eller rød.
Er ikonet grønt, så betyder det, at din medarbejder har aktiveret sin konto. Er ikonet gult, så har din medarbejder endnu ikke aktiveret sin konto. Skal din medarbejder have sendt et nyt aktiveringslink, kan du læse mere her.
Er ikonet rødt, så er din medarbejder blevet deaktiveret/disablet systemet. Skal medarbejderen aktiveres/enables igen, så læs mere her. 

For administratoren (Admin), HR og Manager i bclude.

Er du administrator (Admin) i bclude, kan du oprette alle medarbejdere. Er du HR-ansvarlig i bclude, kan du oprette medarbejderne Parent og Manager. Du gør det med få steps på følgende måde:

1. Vælg ”Medarbejdere/Employees” i navigationsbaren yderst til venstre.
2. Tryk på plus-symbolet i øverste højre hjørne og vælg den rolle, som den medarbejder, du vil oprette, har i organisationen.
3. Udfyld siden med medarbejderens oplysninger og tryk ”Opret/Create” i bunden af siden. Bemærk at de felter, som er markeret med en stjerne skal udfyldes. 
4. Medarbejderen får en e-mail med et aktiveringslink, som gælder i 24 timer. Når medarbejderen har aktiveret sin profil, vil det fremgå under ”Medarbejdere/Employees” med et grønt symbol under ”status”. Er brugeren ikke aktiveret endnu, vil symbolet være gult. 

Bemærk: Når du opretter en medarbejder med rollen Forælder/Parent, så vil du automatisk blive spurgt, hvorvidt du vil oprette en barselsplan til medarbejderen. Klikker du ja, så videresendes du til oprettelse af plan.
Tip:  Vi anbefaler, at du opretter Manager før den kommende barslende forælder (Parent), da du skal tildele en manager til din barslende medarbejder.

Bemærk: Såfremt din virksomhed har modulet +Refusion, skal du være opmærksom på, at ved oprettelse af medarbejdere, der skal på barsel (Parents), skal du sikre dig, at følgende felter udfyldes korrekt. Disse felter er afgørende for, at vi kan søge refusionen automatisk:

• Personnummer (Social security number -CPR)
• Ansættelsesdato (Date of employement) 
• Ansættelsestype (Employment Type)
• Nuværende løn (Current salary)