Håndtering af din barselspolitik.

Hos bclude har vi gjort det nemt at oprette og samle organisationens barselspolitikker, på en simpel og overskuelig måde. Er du administrator i bclude, kan du oprette din organisations politik. Dette gøres på følgende måde:

1. Vælg “Politikker/Policies” i navigationsbaren til venstre.
2. Her vises organisationens politikker.  Tryk på “+” i venstre hjørne for at tilføje en ny politik.

Du skal her vælge hvilken template, du vil tage udgangspunkt i: enten “Minimal”, som næsten er uden noget prædefineret indhold, et blankt stykke papir, hvor du selv laver alt indhold, eller en af de andre templates, hvor vi allerede har tilføjet de mest almindelige orlovperioder og best practice i forhold til notifikationer. Vælger du sidstnævnte, så kan du fortsat tilpasse eller ændre således at det passer præcis til din organisation.

3. Når du har valgt din template, så åbner politikken, hvor indholdet skal tilpasses eller oprettes. 
4. Navngiv din politik under “Navn/Name”.
5. Lav en beskrivelse af politikken under “Beskrivelse/Description”.
6. Vælg hvilke betingelser, der er gældende for politikken under “Betingelser/Terms”.
   Bemærk: Du skal først have defineret dine betingelser (Terms), før du kan oprette politiken. Læs mere om betingelser/terms her.
7. Tilføj herefter de forskellige orlovsperioder og notifikationer, som er gældende for den specifikke politik. 

• Du kan længere nede på denne side finde guides til, hvordan du tilføjer en fast orlov/fixed leave, en fleksibel orlov/fleksibelt leave og notifikationer.

8. Når du har lavet din politik, skal du afslutte med “Opret/Create”.

Bemærk: Du kan også tilføje relevante dokumenter til din barselspolitik. Læs mere om, hvordan du gør det her.
Du kan også tilføje spørgeskemaer til din politik. Det kan du læse mere om her.

Når du opretter din politik, kan du tilføje fastorlov/fixed leave. Fast orlov/Fixed leave dækker over den del af barslen, som er fastlagt og ikke kan ændres. Her er lavet et eksempel med 4 ugers graviditetsorlov. For at oprette graviditetsorlov som fast orlov/fixed leave, gøres følgende:

1. Vælg “Politikker/Policies” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje graviditetsorlov og vælg “Åbn/Open.”
3. Nederst til venstre vælger du “+ Fast orlov/+ Fixed leave.” 
4. Et vindue åbner, og her kan du oprette graviditetsorloven:

• Først gives navnet “Graviditetsorlov”. 
• Herefter angives orlovsperiodens start under rækken “Start”. Her skal du først tage stilling til, om den starter i forhold til “Termin/Edd” eller “Fødsel/Birth”. “Termin/Edd” står for Estimated date of delivery og er terminsdagen, mens “Fødsel/Birth” er barnets faktiske fødselsdag.

Tip: Generelt vil man bruge Termin/EDD, hvis det er en periode, der sker før Termin/Fødslen, og Birth hvis det er en periode, der skal ske efter fødslen.
Herefter skal du vælge, om den starter før eller efter, det gør du ved at vælge enten “+” eller “-” i næste kolonne. Derefter skal du definere, hvornår den starter. Det gør du i de næste kolonner ved at skrive det præcise antal dage, uger eller år.  I eksemplet skal graviditetsorloven starte 4 uger før terminsdato. Her vælges derfor “Termin”, “-” “4” og “Uger” 

Tip: Antal uger kan også justeres på ved at bruge pilene foran “Uger/Weeks”.

• Herefter angives orlovsperiodens afslutning, og det gør du i rækken under “Slut/End”.  Først skal du tage stilling til, om den slutter i forhold til “Termin/Edd” eller “Fødsel/Birth”. Herefter skal du vælge, om den slutter før eller efter, det gør du ved at vælge enten “+” eller “-” i næste kolonne. Derefter skal du definere, hvornår perioden slutter. Det gør du i de næste kolonner ved at skrive det præcise antal dage, uger eller år.  I eksemplet skal graviditetsorloven slutte på barnets faktiske fødselsdag. Her vælges derfor “Fødsel”, “+” “0” og “Uger” 
• I feltet “Løn/Salary” skal der tages stilling til lønvilkårene i perioden. I eksemplet her, har medarbejderen fuld løn (Full) i perioden. Ved at trykke på pilen til højre, kan du vælge andre muligheder – Delvis løn/Partial, Barselsdagpenge/Public benefits, Ingen/None
• Vælger du “Delvis/Partial” skal du dernæst udfylde, hvad den delvise løn er. Det kan være, du har en politik, hvor I betaler delvis løn op til max 40000 kr. pr måned (bruttolønnen). I så fald er det 40000, du skriver under “Delvis løn (max)/Partial salary (max)”. Vi sikrer således, at det fremgår for medarbejderen. Derudover tager vi også højde for det i den lønspecifikation, vi udarbejder.
• I feltet “Beskrivelse/Description” kan du beskrive din orloven. Graviditetsorloven beskrives fx: “Mor har ret til at holde 4 ugers graviditetsorlov med fuld løn inden termin”
• Afslut med “Ok.” Den nye orlov vil nu ligge under den politik, som du valgte i step 2.
  Bemærk: Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Gem/Save” i venstre hjørne

Når du opretter din politik, kan du tilføje flexible leave. Det er de perioder af barslen, som ikke er fastlagt og dermed kan flyttes rundt i bestemte tidsperioder af den barslende medarbejder. I følgende eksempel oprettes 9 ugers forældreorlov, som skal afholdes mellem uge 2 efter barnets fødsel og inden barnet fylder 1 år, som et flexible leave:

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje forældreorlov og vælg “Open.”
3. Nederst i venstre hjørne vælger du “+ Flexible leave.” 
4. Et vindue åbnes, og her skal du oprette din Flexible leave.

• Først gives navnet “Forældreorlov 9 uger.”
• Herefter angives orlovsperiodens start under rækken “Start”. Her skal du først tage stilling til, om den starter i forhold til “Edd” eller “Birth”. “Edd” står for Estimated date of delivery og er terminsdagen, mens “Birth” er barnets faktiske fødselsdag.
  Herefter skal du vælge, om den starter før eller efter, det gør du ved at vælge enten “+” eller “-” i næste kolonne. Derefter skal du definere, hvornår den starter. Det gør du i de næste kolonner ved at skrive det præcise antal dage, uger eller år.  I eksemplet skal forældreorloven starte 2 uger efter barnets faktiske fødselsdato. Her vælges derfor “Birth”, “+” “2” og “weeks” 

Tip: Antal uger kan også justeres på ved at bruge pilene foran “Weeks”. 

• Herefter angives hvornår orlovsperioden senest skal være afholdt, og det gør du i rækken under “End”.  Først skal du tage stilling til, om den slutter i forhold til “Edd” eller “Birth”. Herefter skal du vælge, om den slutter før eller efter, det gør du ved at vælge enten “+” eller “-” i næste kolonne. Derefter skal du definere, hvornår den senest skal være afholdt. Det gør du i de næste kolonner ved at skrive det præcise antal dage, uger eller år. 
  I eksemplet skal forældreorloven være afholdt senest et år efter barnets fødsel. Her vælges derfor “Birth”, “+” “1” og “year.” 
• I feltet “Duration” skal du skrive, hvor lang orlovsperioden er. Du kan vælge mellem days, weeks, years.
  I eksempelet skrives der “9” og “weeks”. 

Således er det defineret, at det er 9 ugers forældreorlov, der kan afholdes 2 uger efter barnets fødsel, men som senest skal afholdes inden 1 år efter barnets fødsel. 

• I feltet “Salary” (løn) skal der tages stilling til lønvilkårene i perioden. Ved at trykke på pilen til højre, kan du vælge mellem muligheder: Full (fuld løn), partial (delvis løn), public benefits (offentlig ydelse), None (ingen løn). I dette tilfælde, sættes den til “Full”.
Vælger du “Partial” skal du dernæst udfylde, hvad den delvise løn er. Det kan være, du har en politik, hvor I betaler delvis løn op til max 40000 kr. pr måned. I såfald er det 40000, du skriver under “Partial salary (max)”. Vi sikrer således, at det fremgår for medarbejderen. Derudover tager vi også højde for det i den lønspecifikation, vi udarbejder.
• Herefter skal du tage stilling til, om I i perioden, vil give jeres medarbejder mulighed for at genoptage arbejdet delvist. Det gør du under “Partial leave”. Markerer du boksen, så har din medarbejder mulighed for at vælge, hvor meget hun/han vil arbejde under sin barsel. Der kan vælges mellem 20 %, 40 %, 60 % og 80% arbejde. (Læs mere om delvis genoptagelse længere nede, under afsnittet Delvis genoptagelse af arbejdet).
• Herefter skal du tage stilling til, om din medarbejder har ret til at forlænge sin orlov, Extended leave. Markerer du boksen, skal du derefter definere med hvor mange uger, din medarbejder har ret til at forlænge sin barsel. Det gør du under Extended leave possibilities.
  Har din medarbejder for eksempel mulighed for at forlænge med 8 og 14 uger, så skriver du “8, 14”. Du definerer således de mulige udvidelser ved at lave en komma-separet liste.
  Din medarbejder har nu mulighed for at forlænge den pågældende orlovsperiode med det antal uger, du har skrevet.
  (Læs mere om forlængelse af orlov længere nede under afsnittet Forlængelse af barsel.)
• I feltet “Description” (beskrivelse) kan du beskrive din orlovsperiode. Forældreorloven beskrives fx: “9 ugers forældreorlov med fuld løn, som kan afholdes 2 ugers efter fødsel, men senest skal være afholdt inden 1 år efter barnets fødsel.”
• Afslut med “Save.” Den nye flexible leave vil nu ligge under den politik, som du valgte i step 2.

Bemærk: Du kan oprette lige så mange flexible leaves, som du ønsker.
Bemærk: Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne. Nedenfor finder du en billedeguide til hvordan du oprette disse orlovstyper

Har I valgt at en orlovsperiode i jeres barselspolitik skal slettes, så skal I gøre følgende: 

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil slette en orlovsperiode og vælg “Open”
3. Du skal nu finde den orlovsperiode i tabellen, som du vil slette. Når du har fundet den, så skal du trykke på de tre prikker i højre side og dernæst vælge “Delete” 
4. Et vindue vil poppe op og spørge, om du er sikker på, at du vil slette perioden. Tryk “Ok”.
5. Afslut med at “Save” i venstre hjørne.
   Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne.
   

Bemærk: Ændrer du i en allerede oprettet politik, så vil det kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.

Har I ændret i jeres barselspolitik så en orlovsperiode skal være længere, fx hvis I vælger, at en forældreorlovsperiode med løn skal være længere, end hvad den tidligere har været, så skal I have det tilpasset i bclude. Det gør I på følgende måde:

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje notifikation og vælg “Open.”
3. Du skal nu åbne den orlovsperiode i tabellen, som du vil ændre længden på. Det gør du ved at trykke på de tre prikker i højre side og dernæst vælge “Open”
4. Et vindue åbnes, og her kan du se og redigere i orlovsperioden.
   Et det et fixed leave du vil ændre længden på, så kan du ændre enten tidspunktet for periodens “Start” eller tidspunktet for periodens “End”.
   Er det et flexiable leave, du vil ændre længden på, så er det under “Duration” at du skal skrive, hvor lang perioden skal vare. 

Tip: Vi anbefaler, at du i beskrivelsen (Description) uddyber den specifikke længde for orlovsperioden.

5. Klik på “Save” i den åbnede vindue.
6. Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne.

Bemærk: Ændrer du i en allerede oprettet politik, så vil det kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken. Nedenfor finder du en billedeguide til hvordan du ændrer en orlovsperiode.

Har I ændret på lønvilkårene under barsel, så skal I huske at have tilpasset det i jeres politikker på bclude. Det gøres på følgende måde: 

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 

1. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil ændre lønnen og vælg “Open”.
2. Du skal nu åbne den orlovsperiode i tabellen, som du vil ændre lønnen i. Det gør du ved at trykke på de tre prikker i højre side og dernæst vælge “Open”
3. Et vindue åbnes, og her kan du se og redigere i orlovsperioden. Under feltet “Salary” kan du vælge, hvilke lønvilkår, der er gældende for den specifikke politik.  Du kan vælge mellem muligheder: Full (fuld løn), partial (delvis løn), public benefits (offentlig ydelse), None (ingen løn). 
4. Klik på den løn, som ydes i orlovsperioden. 
5. Afslut med “Save” i det åbnede vindue.
   Tip: Vi anbefaler at du i beskrivelsen (Description) uddyber de specifikke lønvilkår for perioden. 
6. Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Save” i venstre hjørne.

Bemærk: Ændrer du i en allerede oprettet politik, så vil det kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.

Det er en mulighed at delvis genoptage sit arbejde under en barsel, og det kan vi selvfølgelig også håndtere i bclude. Ønsker du som virksomhed at tilbyde dine barslende medarbejdere denne mulighed, så skal du gøre følgende:

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 
2. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil lave ændringen og vælg “Open.
3. Du skal nu åbne den orlovsperiode i tabellen, som du vil give mulighed for delvis genoptagelse af arbejdet. Det gør du ved at trykke på de tre prikker i højre side og dernæst vælge “Open”
   Bemærk: Det er kun flexibel leaves, som du kan gøre det ved.
4. Et vindue åbnes, og her kan du se og redigere i orlovsperioden. Ud for “Partial leave” markerer du boksen.
5. Klik på “OK” i den åbnede vindue.
6. Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du klikke på “Save” i venstre hjørne.

Bemærk: Ønsker du det skal være en mulighed i alle fleksible orlovsperioder, så skal du gentage processen for alle perioderne i din barselspolitik.

De efterfølgende medarbejder, som du opretter en barselsplan til baseret på den pågældende politik, vil nu have mulighed for at vælge, hvorvidt hun/han ønsker at genoptage arbejdet med 20%, 40%, 60%, 80%. Medarbejerens plan vil automatiske tilpasse sig herefter. 

Bemærk: Ændrer du i en allerede oprettet politik, så vil det kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.

Lovgivningsmæssigt kan en barslende medarbejdere have ret til at forlænge sin barsel. Dette kan du derfor håndtere i bclude på følgende måde:

1. Vælg “Policies” i navigationsbaren til venstre. 

1. Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil lave ændringen og vælg “Open”.
2. Du skal nu åbne den orlovsperiode i tabellen, som du vil give mulighed for forlængelse. Det gør du ved at trykke på de tre prikker i højre side og dernæst vælge “Open”
   Bemærk: Det er kun flexiable leaves, som du kan gøre det ved.
3. Et vindue åbnes, og her kan du se og redigere i orlovsperioden. Ud for “Extended leave” markerer du boksen. Derefter skal du definere med hvor mange uger, din medarbejder har ret til at forlænge sin barsel. Det gør du under “Extended leave possibilities”. Har din medarbejder for eksempel mulighed for at forlænge med 8 og 14 uger, så skriver du “8, 14”. Du definerer således de mulige udvidelser ved at lave en komma-separet liste. 
4. Klik på “Save” i den åbnede vindue.
5. Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du klikke på “Save” i venstre hjørne.

De efterfølgende medarbejder, som du opretter en barselsplan til baseret på den pågældende politik, vil nu have mulighed for at forlænge den pågældende orlovperiode med det antal uger, du har skrevet.

Læs mere om lovgivningen i Danmark i forhold til forlængelse af barsel her.