Hjælpecenter

For at få detaljeret information om lønomkostninger, refusionsindtægter og samlede udgifter i forbindelse med en medarbejders barselsplan, kan du benytte vores lønspecifikation. Følg disse trin:

1. Klik på “Plans” i navigationsmenuen til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ved den specifikke medarbejders plan, du ønsker at se lønspecifikationen for, og vælg “Open”. Dette åbner medarbejderens barselsplan.
3. I øverste venstre hjørne på planen finder du tre prikker. Klik her og vælg “Åbn lønspecifikation”.
4. En dialogboks åbnes nu med lønspecifikationen for den pågældende medarbejder på barsel.

I lønspecifikationen vil du se måneder, efterfulgt af “Salary”, som er medarbejderens løn i de pågældende måned. Herefter vises “Leave Cost”, som beregnes ud fra medarbejderens løn og den tid, han eller hun er på barsel i måneden. Endelig er der “Reimbursement”, der beregner den forventede refusion baseret på din organisations refusionssats og medarbejderens tid på barsel i måneden. Bemærk, dette er kun med, såfremt man har valgt modulet +Refusion.

Nederst i tabellen får du et overblik over den samlede løn, der er udbetalt i hele perioden, lønnen udbetalt under medarbejderens barsel, den forventede refusion samt de samlede omkostninger, som er beregnet ved at trække den forventede refusion fra lønudgifterne til medarbejderen under barslen.

Bemærk: Løn- og refusionsværdierne er beregnet ud fra gældende løn (Current salary) og refusionssatsen i dine organisationsindstillinger. De kan også påvirkes af andre faktorer, der ikke er inkluderet i dette system. Brug derfor informationen med forsigtighed

En CSV-fil er en fil, der kun indeholder tekst og tal. Det er en såkaldt kommasepareret fil, og den bruges, når du skal flytte data fra et system til et andet. Det er muligt at eksportere jeres barselsplaner til en CSV-fil , det gør du på følgende måde:

1. Klik på “Plans” i navigationsmenuen til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ved den specifikke medarbejders plan, du ønsker at eksportere som en CSV-fil, og vælg “Open”. Dette åbner medarbejderens barselsplan.
3. I øverste venstre hjørne på planen finder du tre prikker. Klik her og vælg “Eksport as CSV”

Planen downloades nu som en CVS-fil. 

Ønsker du, at se din medarbejders barselsplan i et andet format end en tidslinje, så kan du også se den som en kalender
Det gør du på følgende måde: 

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den pågældende medarbejders plan, som du ønsker at se som en kalender og vælg “Open”. Her vises medarbejderens plan.
3. I øverst venstre side på planen finder du tre ikoner. Her vælger du “Calendar view” symboliseret med en kalender. 
4. Du vil få et overblik over planen i et kendt kalender-format.

Ønsker du, at se din medarbejders barselsplan i et andet format end en tidslinje, så kan du også se den som en tabel.
Det gør du på følgende måde: 

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den pågældende medarbejders plan, som du ønsker at se som en tabel og vælg “Open”. Her vises medarbejderens plan.
3. I øverst venstre side på planen finder du tre ikoner. Her vælger du “Tabel view” symboliseret med tre linjer. 
4. Du vil få et overblik over planen i en tabel. Her kan du se de forskellige orlovsperioder, herunder hvornår de starter og slutter, hvor lange de forskellige perioder er, og hvor mange uge der afholdes i alt, samt hvordan de fordeler sig med løn og barselsdagpenge. 

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude

Når du åbner en barselsplan på bclude, kan du se stadiet, den befinder sig i, øverst til venstre under “State”. Dette er nyttigt både for din medarbejder og dig som enten leder, HR eller payroll. Lad os gennemgå de forskellige stadier og hvad der afgør dem.

En barselsplan kan have følgende stadier:

• Initial: Dette er det første stadie i en barselsplan, som bclude genererer, så snart der oprettes en barselsplan til din medarbejder. Den indeholder kun faste intervaller, altså de orlovsperioder, hvor medarbejderen skal afholde barsel og som ikke kan ændres. Nogle barselsplaner indeholder ikke faste orlovsperioder, for eksempel når det gælder far/medforælder, da de selv kan tilpasse og planlægge deres barsel efter barnets fødsel. I sådanne tilfælde vil den initiale barselsplan ikke indeholde nogen orlovsperioder, før medarbejderen har taget stilling til dem.

• Draft: Medarbejderens barselsplan befinder sig i “draft”-stadiet, når hun/han har besvaret de spørgsmål, der præsenteres, når hun/han åbner sin barselsplan første gang. Disse spørgsmål hjælper bclude med at generere et mere præcist udgangspunkt for, hvordan barselsplanen vil se ud. Du kan læse mere om spørgsmålene her [indsæt link til artikel om spørgsmål ved barselsplan]. Når medarbejderen har besvaret spørgsmålene omkring sin barsel, genereres der et udkast til barselsplanen, som medarbejderen selv kan ændre yderligere.

• Current: Medarbejderens barselsplan når dette stadie, når hun/han trykker på knappen “Set to current”. Dette gøres, når medarbejderen mener, at barselsplanen stemmer overens med forventningerne. Planen kan selvfølgelig ændre sig afhængigt af, hvornår barnet bliver født, men det er vigtigt, at planen afspejler medarbejderens forventning. I Danmark skal medarbejderen senest 4 uger før forventet fødsel angive sin forventet barsel umiddelbart efter fødsel. I vores system angiver medarbejderen netop dette, ved at trykke på “Set to current”. Du får således kendskab til medarbejderens forventede barsel efter fødslen, hvilket er vigtigt i forhold til planlægning og refusionssøgning.

• Submitted: Medarbejderens barselsplan når dette stadie, når hun/han trykker på knappen “Submit Plan”. I Danmark skal dette ske senest 6 uger efter fødslen, og her fastlægger medarbejderen sin endelige plan for, hvordan barslen bliver.

For Admin og HR i bclude.

Hvis en medarbejders barn bliver syg og indlagt på hospital i forbindelse med fødslen eller inden for de første 46 uger efter fødslen/modtagelse af et adopteret barn, kan medarbejderen forlænge barselsorloven og retten til barselsdagpenge med de uger, hvor barnet er indlagt – dog med højest op til 3 måneder. Læs mere om reglerne her. 

Har medarbejderen ret til forlængelse og til barselsdagpenge, så skal I ind og tilføje et sygeorlov.

Det gør I således

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den pågældende medarbejders plan, hvor du skal tilføje en sygeorlov, og vælg “Open”. Her vises medarbejderens plan.
3. Tryk på “Add sick leave” nederst i venstre hjørne. 
4. Udfyld datoerne for sygeorloven.
   Bemærk: Bliver mor fx indlagt sammen med barnet lige efter fødslen, så starter sygeorloven først dagen efter fødslen. 
5. Udfyld evt beskrivelse.
6. Afslut med “Save”. 

Du kan nu se, at sygeorloven er blevet tilføjet til planen.
Ønsker du at sende notifikationer til relevante personer, når en sygeorlov tilføjes, kan du læse mere om, hvordan du gør det her.

Ønsker du at forlænge sygeorloven eller ændre den, efter du har tilføjet den, kan du altid klikke på info-ikonet ud for Sick leave. En boks kommer frem, og du kan ændre på datoerne og beskrivelsen. Afslut med “Ok”.

Ønsker du at slette en sygeorlov, efter du har tilføjet den, skal du højreklikke på info-ikonet og trykke på “Delete sick leave”, og derefter trykke “Ok” i boksen. Sygeorloven er nu fjernet, og den vil ikke længere fremgå på tidslinjen.

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude

På bclude har vi gjort det nemt for dig at oprette noter til din medarbejders barselplan. Vi kalder dem “Notes”.

Du finder dine medarbejders noter på følgende måde

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre og tryk på de tre prikker ud for den barselsplan, hvor du ønsker at se, hvilke noter, der er tilføjet. Vælg “Open”.
2. I højre side finder du en række faner, og her ligger noter – markeret med tre streger. Tryk herpå.
3. Du vil nu se de noter, som er tilføjet til den specifikke barselsplan.

Neden for finder du øvrige guides til, hvordan du opretter, redigerer og slette noter.

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude

På bclude har vi gjort det nemt for dig at oprette aftaler til din medarbejders barselplan. Vi kalder dem “Appointments”.

Nedenfor finder du guides til, hvordan du opretter, redigere og slette aftaler i en medarbejders barselsplan.

For Admin, HR, Manager i bclude.

Når en medarbejder meddeler, at hun/han skal på barsel, så skal der oprettes en ny barselsplan til medarbedjeren på bclude. Det gør du på følgende måde:

1. Vælg ”Plans” i navigationsbaren yderst til venstre.
2. Tryk på plus-symbolet i øverste højre hjørne (Add new plan).
3. Skriv mailen på den medarbejder, som skal på barsel. Der vil komme forslag op, når du har skrevet de første 3 bogstaver. Tryk på “Next”, når du har søgt den korrekt medarbejder frem.

Bemærk: Medarbejder kan først oprettes med en plan, hvis du har oprettet medarbejderen i systemet. Læs mere her om hvordan du tilføjer en medarbejder til bclude. 

4. Vælg hvilke betingelser (Terms), som gør sig gældende for medarbejderen. Dette har betydning for, hvilken politik medarbejderen er berettiget til og derfor kan planlægge sin barsel ud fra. 
5. Skriv terminsdato.
6. Vælg hvilken “Parent role”, der er gældende for medarbejderen.
   Her kan du vælge mellem
   1. Birth parent (Den fødende forælder)
   2. Co parent (Medforældren)
   3. Social parent (Social forælder)
   4. Close family (Nærtstående familiemedlem).
      
      Dette er særligt vigtigt i forhold til refusionssøgningen og den dansk barseslovgivning, og så fremt bcldue skal generere data om, hvor meget barsel jeres forskellige barslende afholder.
7. Earned vacation days (before leave): Indskriv evt. optjente feriedage, som medarbejderen skal have med i planlægningen af sin barsel. Dette kan også tilføjes til planene senere. 
8. Earned vacation days (Extra holiday entitlements): Indskriv evt. ekstra feriefridage, som din medarbejder måtte have optjent og skal have mulighed for at bruge i planlægningen af sin barsel.
9. Earned vacation pr day: Dette vil være præsat til 0.07, da bclude beregner, hvor meget ferie, der optjenes fra første orlovsdag til sidste orlovsdag ud fra den Danske Ferielov, hvor du optjener 2,08 feriedage om måneden. Dette svarer til 0.07 optjent ferie pr. dag. Optjener din medarbejder mere ferie, så skal du ændre dette. 
10. Max leave: Dette vil være præsat til 52, hvilket er det antal uger, som forældre tilsammen kan holde orlov med barselsdagpenge. Dette kan hjælpe jeres medarbejdere, når han/hun skal planlægge sin barsel og holde styr på, at der ikke bliver brugt for meget. Tallet kan ændres, såfremt der er et andet max leave at planlægge ud fra. 
11. Klik på “Next”.
12. Dernæst kommer der en side, som samler alle de indsamlede oplysninger. Såfremt dette er korrekt, så klik på “Create”. 

Du har nu oprettet en barselsplan til din medarbejder, der skal på barsel. Nu kan medarbejderen gå i gang med sin planlægning.
Bemærk: Det er kun medarbejderen, der har adgang til planlægningsværktøjet.

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude.

Du kan åbne en barselsplan på følgende måde: 

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, hvis plan du ønsker at åbne og vælg “Open”.
3. Her vises planen. 

Bemærk: Du har nu mulighed for at filtrere barselsplanerne efter forskellige kategorier. Vælg mellem følgende filtre: “På barsel” (On leave), “Aktive” (Active), “Aktive + fremtidige” (Active + Future), “Initial og udkast” (Initial and Draft) eller “Alle” (All). Du finder filtreringsværktøjet, symboliseret med en tragt, øverst til højre over planerne. Som standard er filtreringen indstillet til “Aktive + fremtidige”, så du kan se både de aktuelle aktive planer og dem, der bliver aktive i fremtiden.

Bemærk, at forskellen mellem “På barsel” (On leave) og “Aktive” (Active) er, at de aktive planer ikke nødvendigvis er på barsel, men der er aktivitet i deres barselsplan. Dette kan f.eks. være en “samtale før barsel”.

For Admin og HR i bclude.

Ønsker du at slette en barselsplan i bclude, så skal du gøre følgende:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, hvis plan du ønsker at slette. Vælg “Delete”.

Bemærk: Når du sletter en barselsplan, så kan den ikke genskabes, og alt data er slettet for alle brugere, også forældren.

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude.

Når barnet er født, skal fødselsdagen registreres i bclude. Vi anbefaler altid, at det er forældren, der selv gør dette, men det kan også gøres af dig som enten administrator, HR, payroll og manager. Dette gøres på følgende måde:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, hvis barn er blevet født og vælg “Open”.
3. Her vises medarbejderens plan. Til venstre under Statistics vælger du “Set Birthday”.
4. Et vindue åbner, og her skriver du fødselsdatoen og vælger “Ok”.
5. Planen tilpasser sig nu automatisk efter den faktiske fødselsdag.

For Admin, HR og Payroll i bclude

Nogen medarbejdere vælger at bruge noget af sin optjente ferie i forlængelse af sin barsel, derfor har vi i bclude, gjort det nemt at tilføje optjent ferie og ekstre feriefridage til en medarbejder på barsel. Dette gøres på følgende måde: 

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, hvis plan skal have tilføjet ferie og vælg “Open”.
3. Her vises medarbejderens plan. Til venstre under Statistics vælger du “Set transferred vacation days”.
4. Et vindue åbner, og her kan du vælge at tilføje ferie under enten Transferred vacation, som er optjent ferie, eller Extra vacation, som er ekstra feriefridage. Skriv det antal feriedage, medarbejdere har optjent, og vælg “Ok”.

Bemærk: Dette kan kun gøres, indtil medarbejderen har indsendt (submittet) sin plan.

For HR, Manager og Payroll i bclude.

I bclude vil vi gerne gøre det nemt at holde samtaler i forbindelse med barsel. Derfor har vi oprettet digitale spørgeskemaer, som vi kalder Questionnaires. Læs mere om, hvordan du opretter et questionnaire her.

For at se og udfylde de spørgeskemaer, som er tilgængelige for en barslende, så skal du gøre følgende:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, hvis plan du ønsker at åbne, og vælg “Open”.
3. Vælg fanen i højre side med spørgsmålstegnet (Questionnaire). Du kommer nu til en side, hvor du ser alle de spørgeskemaer, som er tilgængelig. 
4. Vælg det spørgeskema/questionnaire du ønsker at se og besvare, tryk på de tre prikker ud for det og vælg “Open.”
5. Når du har valgt dit spørgeskema/questionnaire, så kan du se, hvem der kan se det, du kan se en beskrivelse, og du kan se spørgsmålene. Under hvert spørgsmål er der et informationsikon, som forklarer baggrunden for spørgsmålet.
6. På de lilla linjer, kan du svare på spørgsmålene.
7. Du kan gemme dine svar løbende ved at trykke på “Save”.
8. Når du er færdig med at udfylde spørgeskemaet, så afslutter du ved at trykke på “Submit”, som først er aktiv, når du har trykket på “Save”.

Tip: Øverst i højre hjørne ser du et filtreringsikon – her kan du trykke og vælge “Compact”, hvis du ønsker at beskrivelse af spørgsmålet ikke skal fremgå direkte på siden, men kun kommer frem, når musen er oven på info-ikonet.

For alle brugere af bclude.

For at se om en barselsplan er godkendt, skal du gøre følgende: 

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre. 
2. Her vises alle planer. I kolonnen “Approvals” vil der stå hvem, som har godkendt (approved) planen (fx Manager).  Hvis ikke planen er godkendt (approved), vil der ikke stå noget. Parent vil stå der, såfremt den barslende medarbejder har indsendt (submittet) sin barselsplan. 

Tip: Inde i den specifikke plan, vil det fremgå under Statistics om planen er approved og af hvem.

For HR, Manager og Payroll i bclude.

Når din medarbejder har submittet sin barselsplan, skal den godkendes. Det kan gøres af den HR-ansvarlige, Payroll og/eller Manager på følgende måde:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den pågældende medarbejders plan og vælg “Open”.
3. Her vises planen. I venstre side vælger du “Approve plan”.

Når planen er godkendt (approved) kan man se det inde på selve planen under “Approved by”. Du kan også se, om en plan er godkendt (approved), hvis du går ind på “Plans” i navigationsbaren og ser i kolonnen “Approvals”, så vil der stå, hvem der har godkendt planen.

Tip: Vi anbefaler, at man vælger en i organisationen, der har ansvaret for dette. Det vil typisk være lederen (Manageren).

For administratoren (Admin) af bclude.

Når din medarbejder har indsendt sin barselsplan, så er det ikke længere muligt at redigere i den. Hvis din medarbejder har kontaktet dig, og ønsker at ændre i sin plan efter personen har submittet den, kan du gøre følgende:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på de tre prikker ud for den pågældende medarbejders plan og vælg “Open”.
3. Her vises planen. I venstre side vælger du “Remove approval”.

Medarbejderen har nu mulighed for at ændre i sin plan igen, og medarbejderen kan derefter indsende sin barselsplan igen.