Manuel barsel og øget kompleksitet i en voksende organisation
Hos Danske Commodities i Århus er de omkring 650 ansatte, og deres arbejde med barsel har udviklet sig markant de seneste år. Virksomheden har traditionelt haft en overvægt af mandlige medarbejdere, og med indførelsen af øremærket barsel til fædre er antallet af barselsforløb naturligt også steget. Det har øget kompleksiteten i payroll, hvor mange individuelle barselsplaner skal håndteres sideløbende med lovgivning, løn og refusioner.
Inden bclude kom ind i billedet, blev hele barselsarbejdet håndteret manuelt. Overblikket blev holdt i store Excel-ark, og refusioner blev indberettet manuelt. For Marianne Kallestrup Quist, Payroll Specialist hos Danske Commodities, var det en proces, der både krævede stor opmærksomhed og meget tid. “Det var meget manuelt. I et Excel-ark skulle vi holde styr på det, og så indberette alt manuelt,” fortæller hun.
Tidskrævende processer og risiko for fejl
Det manuelle setup betød, at barsel hurtigt blev en tung administrativ opgave. Marianne brugte typisk en hel arbejdsdag om måneden på at søge refusioner og opdatere barselsoplysninger – og dertil kom løbende mails, ændringer og spørgsmål fra medarbejdere og ledere. Når barselsforløb samtidig varierede meget, særligt for fædre med flere og mere komplekse perioder, blev det svært at bevare overblikket.
“Man skulle virkelig sidde og nærlæse det her kæmpestore Excel-ark for at få overblik,” forklarer Marianne. Risikoen for, at noget kunne falde mellem to stole, var til stede – især når deadlines og refusioner skulle holdes op mod hinanden. Det stod efterhånden klart, at barselsarbejdet krævede en mere struktureret og automatiseret tilgang.
Automatiseret overblik og tryghed i hverdagen med bclude
bclude blev introduceret via én af Mariannes kollegaer, og efter en god gennemgang af løsningen valgte Danske Commodities at gå videre. Onboardingen oplevede Marianne som grundig og tryg, hvor payroll blev taget i hånden hele vejen – fra opsætning af medarbejdere til information og support. “Vi er virkelig blevet taget i hånden fra A til Z,” siger hun.
”Sara fra bclude tilbragte en hel dag på vores kontor, hvor vi sammen oprettede medarbejdere inde i bcludes system. Derudover holdte hun infomøde for de medarbejdere, der skulle bruge systemet, så vi kom godt fra start”
– Marianne K. Quist, Payroll Specialist
I dag er barselsarbejdet samlet i ét system, hvor planer, deadlines og påmindelser håndteres automatisk. Medarbejdere kan selv tilpasse deres barselsplaner, og både de og lederne får besked, når noget kræver handling. Danske Commodities har for nyligt også fået implementeret bcludes automatiske håndtering af orlov i forbindelse med sygdom, som på samme måde har gjort Mariannes arbejde nemmere. Det har fjernet behovet for manuelle huskelister og Excel-opfølgning. “Alt ansvaret er ligesom lagt over i systemet,” fortæller Marianne. Med 43 aktive barselsplaner lige nu giver bclude det nødvendige overblik og skaber tryghed i en kompleks payroll-hverdag.
Med bclude har Danske Commodities fået:
- Frigivet værdifuld tid i payroll ved at automatisere barselsadministrationen
- Mindsket risikoen for fejl, missede deadlines og tabte refusioner
- Skabt ét samlet og overskueligt system til håndtering af mange individuelle barselsplaner
- Givet både payroll, ledere og medarbejdere et klart overblik og større tryghed i barselsprocessen
