For administratoren (Admin) af bclude.
Når en medarbejder bliver gravid, skal ledelsen og arbejdsmiljøgruppen lave en konkret risikovurdering af den gravides arbejdsmiljø. Det gør I bedst med en Gravid APV.
De fleste gravide kan passe deres arbejde under det meste af graviditeten, når den gravide og arbejdsgiveren går sammen om at tilpasse arbejdet og opgaverne. Alligevel er en tredjedel af alle gravide langtidssygemeldt. Vi vil ved bclude gerne hjælpe jer med at gøre det nemmere at samarbejde med jeres gravide før barslen, så færre af jeres barslende bliver langtidssygemeldte før graviditetsorloven.
Vi har derfor udarbejdet spørgeskema-skabeloner, som I kan tilføje til jeres barselspolitikker, samtidig med at vi anbefaler, at I sætter en notifikation op 15 uger før jeres gravide medarbejder starter sin gravitetsorlov, hvor I fokuserer på Gravid APV.
Først gennemgåes, hvordan du tilføjer et spørgeskema til Gravid APV’en til din barselspolitik, og dernæst hvordan du tilføjer en notifikation omkring Gravid APV i din barselspolitik.
Tilføj Gravid APV som spørgeskema (Questionnarie)
- Vælg “Politikker/Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje et spørgeskema (Questionnarie) og vælg “Åbn/Open.”
- Nu åbnes politikken, og i højre side har du en række faneark, vælg “Spørgeskema/Questionnaire”.
- Tryk på “+”-ikonet i øverste højre hjørne. Her kan du vælge mellem en række templates på hhv. dansk og engelsk.
- Tryk på “Gravid APV”.
Nu åbner en template på Gravid APV.
Du ser først en beskrivelse af, hvorfor der afholdes Gravid APV.
Dernæst følger, hvem det er synligt for.
Bemærk, du kan altid selv ændre synligheden ved at klikke på de omridsene roller.
Herefter kommer selve spørgeskemaet, som indeholder spørgsmål inden for hhv. Fysiske påvirkninger (Overskrift/Header) og Organisatorisk og socialt arbejdsmiljø (Overskrift/Header). Hvert emne har en beskrivelse af, hvorfor dette er vigtigt, hvorefter spørgsmålene følger.
Det er forskelligt, hvorvidt spørgsmålene skal besvares med tekst eller ved afkrydsning. Ved afkrydsning af OK/Problem/Irrelevant vil det være muligt at uddybe sit svar, såfremt der krydses af i Problem.
- Tryk “Opret/Create” i nederste venstre hjørne for at tilføje Gravid APV’en til politikken.
Bemærk, tilføjer du Gravid APV til en barselspolitik med allerede eksisterende planer tilknyttet, så bliver Gravid APV’en ikke automatisk tilføjet til de eksisterende planerne. Du kan manuelt selv gå ind og tilføje den. Læs mere her under Sådan tilføjer du et spørgeskema (Questionnaire) til en allerede oprettet barselsplan.
Tip: Ønsker du at ændre i templaten for Gravid APV kan du følgende:
- Ændre spørgsmål: Hvis du vil ændre i spørgsmålene, skal du klikke på de tre prikker ud for det pågældende spørgsmål og vælge “Åbn/Open.” Der vil åbne et vindue, hvor du kan ændre på selve spørgsmålet (Question), hvordan man skal kunne svare (Type) – mulighederne åbnes ved at klikke på pilen, og beskrivelsen af spørgsmålet (Description). Afslut med “Gem/Save.”
- Ændre rækkefølgen af spørgsmålene: På pilene ud for spørgsmålene er det muligt at ændre på rækkefølgen. Vælg “Flyt op/Move up” eller “Flyt ned/Move down.”
- Slette et spørgsmål: Klik du på de tre prikker ud for det specifikke spørgsmål. Vælg “Slet/Delete”.
- Tilføj spørgsmål: Til venstre kan du vælge “+ Spørgsmål/+ Question”, hvis du ønsker at tilføje et nyt spørgsmål. Her vil åbne et vindue, hvor du kan lave spørgsmålet (Question), vælge hvordan man skal kunne svare (Type) – mulighederne åbnes ved at klikke på pilen, og beskrivelsen af spørgsmålet (Description). Afslut med “Gem/Save.”
Tilføj en notifikation omkring Gravid APV i din barselspolitik
Du kan tilføje en notifikation i din politik omkring afholdelse af Gravid APV, så der automatisk sendes en notifikation ud på et bestemt tidspunkt relateret til orloven.
Det gør du således:
- Vælg “Politikker/Policies” i navigationsbaren til venstre.
- Tryk på de tre prikker ud for den politik, hvor du vil tilføje notifikationen omkring Gravid APV og vælg “Åbn/Open.”
- Til venstre under Statistics vælger du “+ Notifikation /+ Notification.”
- Der åbner et vindue, hvor du opretter din notifikation.
- Giv notifikationen et navn under “Navn/Name”. Fx “Gravid APV”
- Under Datotype/Date Type vælges Relativ dato/Relative date.
- Definer hvornår notifikationen skal sendes ud.
Ved Gravid APV anbefaler vi, at notifikationen sendes ud 15 uger før, orloven påbegyndes.
Under Dato/Date vælger du derfor:
Startdato for orlov/Leave Start(Den samlede orlovs start) – 15 uger/15 weeks - Under Begrænsninger/Limitation vælges Ingen/None.
- Under Synlighed i app/Visibility in app markerer du, hvem notifikationen skal være synlig for. Fx HR, Leder/Manager og Forælder/Parent.
- Under Modtager/Recipient vælger du, hvem der er modtager af notifikationen.
Det kan enten være HR, Leder/Manager eller Forælder/Parent afhængigt af, hvem I vælger i jeres organisation, der er ansvarlig for at tage første skridt i udarbejdelsen af en Gravid APV. Vi anbefaler, det er Lederen/Manageren, der modtager første notifikation. - Under Beskrivelse/Description udfyldes en beskrivelse af notifikationen.
Det kunne fx være følgende:
“De fleste gravide kan passe deres arbejde under det meste af graviditeten, når den gravide og arbejdsgiveren går sammen om at tilpasse arbejdet og opgaverne. Alligevel er en tredjedel af alle gravide langtidssygemeldt. Derfor afholdes der en Gravid APV, hvor I kan lave en konkret risikovurdering af den gravides arbejde for at sikre, at der ikke er forhold i arbejdet, som udgør en risiko for fosteret, graviditeten eller den efterfølgende amning. Under Spørgeskemaer/Questionnaries på medarbejderens plan på bclude finder I en Gravid APV dialogskabelon, der guider jer igennem mødet, og hvor I kan gemme noter.”
- Dernsæt udfyldes Emne/Email Subject og Indhold/Email Content.
Fx:
Emne/Email subject: Gravid APV
Indhold/Email content:
Hej {{_Manager_}},<br><br>{{_Name_}} er i den lykkelig situation, at hun er gravid. De fleste gravide kan passe deres arbejde under det meste af graviditeten, når den gravide og arbejdsgiveren går sammen om at tilpasse arbejdet og opgaverne. Alligevel er en tredjedel af alle gravide langtidssygemeldt. Vi anbefaler derfor, at du snarest muligt får aftalt et møde for en Gravid APV, hvor I kan lave en konkret risikovurdering af den gravides arbejde for at sikre, at der ikke er forhold i arbejdet, som udgør en risiko for fosteret, graviditeten eller den efterfølgende amning.<br><br>Under Spørgeskemaer/Questionnaries på medarbejderens plan på bclude finder du en Gravid APV dialogskabelon, der guider dig igennem mødet, og hvor du kan gemme noter.<br><br>Log ind på bclude for at finde oplysninger om din medarbejders orlovsplan og dialogskabelonerne.<br><br><a href=”https://app.bclude.com/”>Log ind bclude</a> - Afslut med “Gem/Save.”
Din notifikation vil du nu være en del af den pågældende barselspolitik.
Bemærk: Når du er færdig med at redigere i politikken, så skal du huske at gemme hele barselspolitikken. Det gør du ved at klikke på “Gem/Save” i venstre hjørne.
Tilføjer du notifikationen til en allerede oprettet politik, så den vil kun være gældende i de barselsplaner, du opretter efterfølgende og ikke være gældende for potentielt allerede oprettede barselsplaner baseret på politikken.
Du kna dog selv gå ind op tilføje den til allerede oprettede planer. Læs mere her under Sådan tilføjer du et Spørgeskema (Questionarie) til en eksisterende plan.