Hjælpecenter

For Admin

Ønsker du at tilføje et link i en notifikation/autonotifikation, så kan du gøre det på følgende måde:

1. Åben den pågældende notifikation i politikken eller en autonotifikation i dine organisationsindstillinger. 
2. Under Content/Indhold kan du indsætte dit link i denne html kode: 
3. <A HREF=”https://app.bclude.com/“>Log ind på bclude</A>
4. Du skriver således linket, og derefter den forklarende tekst, der hører til linket.
5. I mailen kommer det til at se således ud: Login ind på bclude. 
6. Afslut med OK og Gem/Save.

For at forbedre sikkerheden ved brug af bclude anbefaler vi, at alle brugere tilføjer TO-FAKTOR GODKENDELSE (2FA) til deres profiler. Du kan læse, hvordan det gøres her.

Som administrator kan du se, hvor mange af dine medarbejdere der har tilføjet 2FA, og ikke mindst, hvor mange der mangler det. Du finder denne information på dit dashboard under “Missing 2FA”. Her angives antallet af medarbejdere, der ikke har tilføjet 2FA.

Hvis du trykker på “Missing 2FA”, åbnes tabellen over dine medarbejdere, og her får du en detaljeret oversigt over, hvem der ikke har tilføjet det

Når du anvender bclude, kan du få vist data i form af en fastholdelsesrapport, der viser, om dine medarbejdere stadig er ansat efter afsluttet barselsperiode og igen 6 måneder efter barselens afslutning.

Når en medarbejder indsender sin barselsplan, genererer bclude automatisk en fastholdelsesrapport for medarbejderen. Her skal administratoren eller HR angive, om medarbejderen fortsat er ansat efter barselsperioden og igen 6 måneder efter barselsperiodens afslutning.

For at besvare spørgsmålet skal du følge disse trin

1. Vælg “Statistics” i menubaren.
2. Tryk på de tre prikker ved siden af “Retention” og vælg “Open retention data.”
3. Der åbner sig en side, hvor du kan se medarbejderne med afsluttet barselsforløb.
4. Tryk på de tre prikker ved siden af medarbejderen og vælg “Open.”
5. Nu åbnes detaljerne om medarbejderens ansættelse efter afsluttet barselsforløb.
6. Svar på, om medarbejderen fortsat er ansat under “Is still employed.”
7. Hvis du svarer “No”, vil der fremkomme en dropdown, hvor du kan angive årsagen til, at medarbejderen er stoppet.
8. Afslut med “Save.”

Dine angivelser samles i en fastholdelsesrapport, som du finder ved at trykke på “Statistic” i menubaren og derefter under “Retention”. Her viser to cirkeldiagrammer, hvor stor en procentdel I har formået at fastholde i forbindelse med et barselsforløb.

For at hjælpe dig med at huske at udfylde denne rapport for medarbejderen, kan administratoren under organisationsindstillinger oprette en notifikation. Dette gøres på følgende måde:

1. Vælg “Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
2. Tryk på de tre prikker yderst til højre ved den organisation, du ønsker at tilføje notifikationen til. Vælg “Open.”
3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer indstillinger.
4. Under “Settings” vises mulighederne for at opsætte dine autonotifikationer.
5. Til venstre ser du en liste over de forskellige handlinger, som kan udføres i systemet. Hvis du ønsker, at der skal udsendes autonotifikationer, når der skal udfyldes en fastholdelsesrapport, vælges “Due retention report.”
6. Tryk på de tre prikker ved “Due retention report” og derefter på “+ Add.”
7. Udfyld oplysningerne om notifikationen. Bemærk: Kun HR og administratorer kan udfylde rapporten, så du skal vælge HR som modtagere (Recipients). Notifikationen sendes til den e-mailadresse, som er indsat under fanen “@.”
8. Afslut med “Save.”

HR vil nu modtage en notifikation vedrørende udfyldelse af fastholdelsesrapporten for medarbejdere, når deres barselsforløb afsluttes, og igen 6 måneder efter. Bemærk, at hvis medarbejderen har afsluttet sin ansættelse, når barselsforløbet er afsluttet, sendes der naturligvis ikke en notifikation igen 6 måneder efter endt barselsforløb.

For alle bruger af bclude.

Hvad enten du er forælder på barsel eller fx leder, så kan det være rart at have muligheden for at få barselsplanen gemt på din egen computer. På bclude kan du gemme en barselsplan som et billede. Det gør du på følgende måde:
1. Åben din barselsplan ved at vælge “Plans” i navigationsbaren til venstre, tryk på de tre prikker ud for dit navn, og vælg “Open”.

2. Tryk på de tre prikker ud for den plan, som du ønsker at gemme som billede og vælg “Open”.

3. Tryk på de tre prikker øverst i højre hjørne og vælg “Save as image”.

Planen vil nu downloades som billede.
Bemærk: Som barslende medarbejder, kan du også åbne din barselsplan direkte fra dashboardet, ved at trykke på de tre prikker ud for den og vælge open.

For HR og Payroll i bclude.

Hvis du ønsker at sende en email til alle de ledere (Managers), som har medarbejdere der skal eller er på barsel, gøres det på følgende måde:

1. Åben dashboarded ved at vælge “Dashboard” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på pilen i feltet “Actions” i højre hjørne.  
3. Der vil nu åbnes et vindue, hvor du skal vælge modtager (Recipient). Her vælger du Manager.
4. Derefter skal du vælge hvilken type plan (Plans) de medarbejdere, som de pågældende ledere (Managers) har ansvaret for, har. Her kan du altså vælge, hvorvidt du vil sende mailen til 1) lederne (Managers) med medarbejdere på barsel (On leave) 2) lederne (Managers) med medarbejdere, som har aktivitet i deres planer, men som ikke nødvendigvis er på barsel (Active) eller 3) Lederne (Managers) med medarbejdere der har aktivitet i deres plan, samt dem der har en plan, som endnu ikke er aktiv (Active + Future).
   
   Ønsker du fx at sende en mail til lederne (Managers) med medarbejdere på barsel, så vælger du først “Manager” og derefter “On Leave”.
5. Afslut med “Ok”.
6. Der åbnes nu en ny mail, hvor alle ledernes mailadresser indgår, og du kan skrive din mail og sende den.

Tip: Du kan også sende mailen til både Parents og Managers, ved at vælge både Parent og Manager, når vinduet i step 3 åbner. 

For HR, Payroll og Manager i bclude.

Hvis du ønsker at sende en email til dine medarbejdere, som skal eller er på barsel, gøres det på følgende måde:
Bemærk: Medarbejderne skal være oprettet i bclude, inden dette er muligt.

1. Åben dashboarded ved at vælge “Dashboard” i navigationsbaren til venstre.
2. Tryk på pilen i feltet “Actions” i højre hjørne. 
3. Der vil nu åbnes et vindue, hvor du skal vælge modtager (Recipient). Her vælger du Parent.
4. Derefter skal du ved “Plans” vælge, hvorvidt du vil sende mailen til dem, som er på barsel (On leave), dem som har aktivitet i deres planer, men ikke nødvendigvis er på barsel(Active) eller dem der har aktivitet i deres plan samt dem der har en plan, som endnu ikke er aktiv (Active + Future).
   
   Ønsker du fx at sende en email til alle medarbejder med en barselsplan, uanfægtet om de er barsel lige nu eller skal det senere, så vælger du først “Parent” og derefter “Active + Future”. Det kan fx være, hvis du vil informere om et nyt barselsinitiativ.
5. Afslut med “Ok”.
6. En ny mail åbner med alle medarbejdernes email-adresser.
   Skriv indholdet i din mail og send den.

Tip: Når du sender en email til dine medarbejdere på barsel via bclude, vil den også komme til medarbejderes private mail, såfremt medarbejderen har tilføjet den. Den private email vil fremgå under Cc i mailen.

For Admin, HR, Payroll og Manager i bclude.

Ønsker du at sende en email til en af dine medarbejdere på barsel, så kan du nemt gøre det med bclude på følgende måde:

1. Vælg “Plans” i navigationsbaren til venstre.
2. Her ser du en liste over dine medarbejdere med en barselsplan. Tryk på de tre prikker ud for den medarbejder, som du ønsker skrive en email til, og vælg “Open.”
3. Du kommer nu ind på medarbejderens barselsplan. I højre side ser du fem faner, her vælger du “Employee” symboliseret ved en person. 
4. Nederst i venstre side, vil det være muligt at vælge “Create email.” Der åbner et ny vindue med emailen. Udfyld mailen og send den.

Bemærk: Har medarbejderen på barsel tilføjet sin private email, så vil emailen også blive sendt her til, og den vil fremgå under Cc i emailen. Dette vil være en fordel, da barslende sjældent tjekker deres arbejdsmail. Læs her, hvordan man tilføjer sin private email.

Ønsker du at sende en email til alle dine medarbejdere på barsel, så kan du følge denne guide.