bclude

Håndtering af dine afdelinger (Departments).

For administratoren (Admin) af bclude.

Når din organisation bliver oprettet og onboardet på bclude, så tages der altid stilling til, hvordan og hvor mange afdelinger, I ønsker at tilføje til bclude fra start. Det er vigtigt at tilføje afdelinger, som I kan tilknytte hhv. jeres barslende medarbejdere og ledere til. Det er blandt andet med til at give jer et overblik over, hvor mange barslende I har i hver afdeling.

Du finder dine afdelinger således:

  1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
  2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation det drejer sig om. Vælg ”open”.
  3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
  4. Vælg “HIERARCHY”, og så vises din organisations hierarki og afdelinger i venstre side.

Skulle du have behov for at tilføje yderligere eller redigere i de eksisterende, har vi samlet en række guides nedenfor.

Sådan opretter du afdelinger

Du opretter en afdeling på følgende måde:

  1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
  2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation du ønsker at tilføje noget til. Vælg ”open”.
  3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
  4. Under “HIERARCHY” vises din organisations afdelinger og hierarki. 
  5. For at oprette en afdeling i organisationen, trykker du på de tre prikker ud for din organisation og vælger ”Add.”
  6. Udfyld information om afdelingen.
    Tip: hvis ikke der bruges afdelingskoder i organisationen, kan afdelingerne bare nummereres med 1, 2, 3 osv.
  7. Hvis der er en underafdeling i en afdeling, kan den oprettes ved at trykke på de tre prikker ud for afdelingen og vælge ”add.”
  8. Afslut med ”Save.”

BEMÆRK! For virksomheder med modulet +Refusion. Anvender du +Refusion, så er det vigtigt, at du tilføjer din virksomheds CVR nummer og P-nummer ved hver afdeling, du opretter.

Tip: For at se de eksisterende afdelinger, kan du trykke på pilen ud for din organisations navn.

Nedenfor finder du en billedeguide, der viser, hvordan du opretter en afdeling.

Step 1
Step 2
Step 3
Step 4
Step 5
Sådan ændrer du en afdeling

Ønsker du at ændrer i en af dine afdelinger, hvis den for eksempel har skiftet navn, så skal du gøre følgende:

  1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
  2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation du ønsker at tilføje noget til. Vælg ”Open”.
  3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
  4. Under “
  5. Under “” vises din organisations afdelinger og hierarki. 
  6. ” vises muligheden for at oprette afdelinger. For at ændre noget i en eksisterende afdeling, skal du trykke på pilen udfor din organisations navn. Der vil så komme en liste frem med afdelinger, og her vælger du den, som du ønsker at ændre noget i.
  7. Lav din ændring – du kan ændre kode, navn og beskrivelse.
  8.  Afslut med “Save.”
Sådan sletter du en afdeling

Ønsker du at slette en allerede oprettet afdeling, så skal du gøre følgende:

  1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
  2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation du ønsker at tilføje noget til. Vælg ”open”.
  3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
  4. Under “
  5. Under “” vises din organisations afdelinger og hierarki. 
  6. Tryk på de tre prikker ud for den afdeling, som du vil slette og vælg “Delete.”
  7. En pop up boks kommer frem og spørger, om du vil slette afdelingen. Tryk “Ok”.
  8. Afdelingen er nu slettet, og handlingen kan ikke fortrydes. 
Hvorfor kan jeg ikke slette en afdeling?

Hvis du ikke kan slette en afdeling, kan det være fordi, der er medarbejdere, som tilhører denne afdeling. For at afdelingen kan slettes, skal den være tom. Medarbejderne skal derfor flyttes til den afdeling, som de tilhører. 

Du flytter en medarbejder på følgende måde:

  1. Vælg “Employees” i navigationsbaren til venstre. 
  2. Vælg den medarbejder du vil flytte, ved at trykke på de tre prikker til højre for medarbejderens navn og vælge “Open.”

Tip: Du kan filtrere afdelinger ved skrive afdelingens navns i feltet “Filter.”  Du kan også få afdelingerne i alfabetisk rækkefølge, ved at holde cursoren(musen) over “Department,” og trykke på den

  1. I feltet “Department” kan du ændre medarbejderes afdeling til en anden.
  2. Afslut med “Save.”

Når der ikke længere er nogle medarbejdere tilknyttet afdelingen, så kan du slette den.

Sådan importer du afdelinger

Du kan nemt slippe for at skulle oprette alle afdelinger enkeltvist. Det gør du ved at importere dine afdelinger.

  1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
  2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation du ønsker at tilføje noget til. Vælg ”open”.
  3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
  4. Under “HIERARCHY” vises din organisations afdelinger og hierarki. 
  5. For at importere dine afdelinger i organisationen, trykker du på “Import”
  6. For at importere dem, skal du have alle dine afdelinger i en CSV (semikolonsepareret) fil. CSV-filen skal indeholde en række for hver afdeling med flg. kolonner: Code: Din organisations kode/id for afdelingen Name: Afdelingens navn Description: En beskrivelse af afdelingen(valgfrit) ParentCode: Koden for den overordnede afdeling, såfremt denne afdeling er en underafdeling.
  7. Vælg den CSV fil, du vil importere ved at trykke på “Upload” i dialogboksen.
  8. Afslut ved at klikke på “OK” i dialogboksen. Importering af dine afdelinger vil nu påbegyndes. Er der fejl i CSV filen, så vil systemet give dig besked herom, og afdelingerne vil ikke blive importeret. ”
  9. Sådan eksporterer du dine afdelinger

    Har du brug for at eksportere dine afdelinger fra bclude, så gør du det på følgende måde:

    1. Vælg ”Organizations” i navigationsbaren yderst til venstre.
    2. Tryk på de tre prikker, som står yderst til højre, ud for den organisation du ønsker at tilføje noget til. Vælg ”open”.
    3. Tryk på tandhjulet yderst til højre, der symboliserer settings.
    4. Under “HIERARCHY” vises din organisations afdelinger og hierarki. 
    5. Under “HIERARCHY” klikker du på “Eksport”.
    6. Der eksporteres nu en CSV fil med dine afdelinger.